QuickBooks

Integración de QuickBooks

QuickBooks es un software de contabilidad de Intuit. Cada pago que hagas a tus afiliados tiene que aparecer en tus libros, y registrar muchos pagos a mano es lento y propenso a errores. El plugin de QuickBooks de Post Affiliate Pro elimina ese paso. Añade un botón Export to iif a tu historial de pagos, y el archivo exportado contiene tus afiliados y sus pagos en el formato que importa QuickBooks Desktop.

Post Affiliate Pro no realiza los pagos. Sigues teniendo que pagar a tus afiliados con tu propio método de pago, por ejemplo con los archivos de la función de pagos masivos . El plugin de QuickBooks solo registra lo que se ha pagado.

NOTA: La exportación crea un archivo IIF. Los archivos IIF se pueden importar en QuickBooks Desktop. QuickBooks Online no tiene importación de IIF integrada.

Cómo integrar Post Affiliate Pro con QuickBooks

Activación del plugin

En tu panel de comerciante ve a Configuración > Plugins > QuickBooks > Activar. Tras la activación, recarga el panel de comerciante para que se muestre el nuevo botón de exportación.

Configura la exportación

Abre la configuración del plugin y establece los nombres que deben aparecer en el archivo. Los valores por defecto funcionan para una configuración sencilla, y tu contable puede cambiarlos para que coincidan con su plan de cuentas. Todas las opciones se describen en la sección sobre ajustes del plugin más abajo.

Exporta el historial de pagos

1. En tu panel de comerciante ve a Pagos > Historial de pagos.
2. Filtra la lista si solo quieres algunos pagos, por ejemplo los de un mes concreto.
3. Haz clic en Export to iif.

Tu navegador descarga un archivo con la extensión .iif. Tiene el mismo nombre que la exportación CSV del historial de pagos y contiene los mismos registros de pago.

Importa el archivo en QuickBooks Desktop

Intuit describe la importación en su artículo de ayuda Export, import, and edit IIF files. En resumen:

1. Haz primero una copia de seguridad de tu archivo de empresa de QuickBooks.
2. Inicia sesión como administrador. Si usas el modo multiusuario, cambia al modo de un solo usuario desde el menú File.
3. Elige File > Utilities > Import > IIF Files, selecciona el archivo exportado y confirma.

Intuit no ofrece soporte técnico para importar y exportar archivos IIF, así que prueba la importación en una copia de tu archivo de empresa antes de usarla en tus libros reales.

Si el nombre de un proveedor o de una cuenta del archivo es distinto del que ya existe en QuickBooks, QuickBooks crea uno nuevo. Mantén los nombres de cuenta de los ajustes del plugin idénticos a los de QuickBooks para evitar duplicados.

¿Qué contiene el archivo exportado?

El archivo IIF es un archivo de texto separado por tabulaciones con estas partes:

• Cuenta (opcional): una definición de cuenta, con el nombre y el tipo de los ajustes del plugin. Se añade cuando Añadir cuenta a la exportación está activado.
• Proveedores: un proveedor por cada afiliado incluido en los pagos. El proveedor tiene el nombre del afiliado, las líneas de dirección, el correo electrónico (el de notificación, o el nombre de usuario si no hay ninguno), el número de teléfono, el tipo de proveedor Affiliate y, opcionalmente, un ID fiscal.
• Facturas: para cada afiliado en cada uno de los pagos , una factura con la fecha del pago. Consta de una línea en tu cuenta por pagar con el importe negativo y una línea dividida en tu cuenta de gasto de afiliados con el importe positivo. El ID del pago se usa como número de documento, tu nota del pago es el memo de la línea de la factura, y la nota del afiliado es el memo de la línea dividida.

Los datos de dirección, empresa y teléfono de los proveedores se leen de campos de datos fijos del perfil del afiliado (data3 a data9). Haz primero una importación de prueba con un solo afiliado y comprueba que los datos llegan a los campos correctos de QuickBooks.

Ajustes del plugin

El plugin tiene las siguientes opciones:

• Nombre de la cuenta: el nombre de la cuenta en el archivo exportado. Por defecto: Affiliate Program.
• Tipo de cuenta: el tipo de esa cuenta. Por defecto: BANK.
• Tipo de cuenta de TRNS: la cuenta de QuickBooks que se usa para la línea de factura de cada pago. Por defecto: Accounts Payable.
• Tipo de cuenta de SPL: la cuenta de QuickBooks que se usa para la línea dividida de cada pago. Por defecto: Affiliate Program.
• Añadir cuenta a la exportación: añade la definición de cuenta al archivo. Activado por defecto.
• TOPRINT: establece la marca TOPRINT (Y o N) de las líneas de factura. Activado por defecto.
• Añadir columna SSN/TAX ID: añade una columna de ID fiscal a los proveedores. Elige el campo de datos del afiliado que contiene el SSN o ID fiscal, o déjalo sin usar (por defecto).

¿Cómo funciona exactamente el plugin?

El plugin añade la exportación al historial de pagos existente. Cuando haces clic en Export to iif, Post Affiliate Pro toma los mismos registros de pago que la exportación CSV, carga los afiliados que se pagaron en ellos y construye el archivo IIF a partir de los ajustes del plugin. No se envía nada a QuickBooks: tú importas el archivo descargado. Como la exportación lee el historial de pagos, registra los pagos que ya hayas marcado como pagados.

¿Qué es QuickBooks?

QuickBooks es un software de contabilidad de Intuit. Intuit lo describe como un software de contabilidad escalable y basado en la nube para todo tipo de empresas, y afirma que cuenta con la confianza de 10 millones de empresas en todo el mundo. Además de la versión en la nube, QuickBooks Online, Intuit ofrece ediciones de escritorio de QuickBooks, y la importación de archivos IIF pertenece al software de escritorio.

Para los programas de afiliados, QuickBooks resulta útil a final de mes. Las comisiones son un coste real con cuentas por pagar reales, y tener a cada afiliado como proveedor y cada pago como factura da a tu contable un registro limpio de lo que se debía y de lo que se pagó.

Características principales de QuickBooks

• Contabilidad y teneduría de libros: se conecta a tu banco y a tus aplicaciones para automatizar la contabilidad.
• Facturación y pagos: facturación, cobro de pagos y previsión de flujo de caja.
• Pago de facturas: registra y paga facturas, que es la parte que usan los pagos de afiliados exportados.
• Nóminas y personal: nóminas, control de horas de empleados y pagos a contratistas.
• Informes: informes financieros de tu negocio.
• Integraciones: más de 800 integraciones con aplicaciones de negocio de terceros.

Opciones de precios de QuickBooks

QuickBooks Online se vende en varios planes, Simple Start, Essentials, Plus y Advanced, y Intuit también muestra un plan gratuito y una prueba gratuita. Los precios y las promociones varían según el país y cambian con frecuencia, así que consulta las cifras actuales en la página de precios de QuickBooks antes de decidir. QuickBooks Desktop tiene precios aparte.

Alternativas a QuickBooks

Si QuickBooks no se ajusta a tu negocio, estas herramientas de contabilidad son alternativas habituales:

• Xero
• FreshBooks
• Zoho Books

Otras integraciones de pagos y cobros

Post Affiliate Pro admite varias formas de pagar y registrar los pagos. Lee sobre pagos masivos , o explora todas las integraciones .